Coworking y teletrabajo: las oficinas post Covid-19

La situación derivada del Covid-19 ha cambiado la forma de trabajar de miles de personas, llevando a las empresas a cambiar las reglas de un juego que llevaba tiempo paralizado.  Nuevos conceptos como el coworking y el teletrabajo, llegan para imponerse en un sector donde era impensable trabajar en otro lugar que no fuese la oficina. Llegó la hora del trabajo colaborativo, el cual se impondrá en todos los sectores de la economía.

Las consecuencias de la pandemia han dejado tocados a muchos sectores, que cambiarán su manera de trabajar para no hundirse en el camino. Una de las formas que adoptarán tanto emprendedores como autónomos, pymes y grandes empresas es el coworking.

¿Qué es el coworking?

Los espacios de coworking son oficinas compartidas en las que profesionales de diferentes sectores (periodistas, programadores, consultores, arquitectos) trabajan juntos en un mismo espacio, teniendo todas las comodidades de una oficina y solo preocupándose de pagar una tarifa mensual por el alquiler.

Te preguntarás si una oficina o el teletrabajo, no pueden ser igual de eficaces. Pues la respuesta es no. La gran diferencia con respecto a otras oficinas o centros de negocios, es la figura del gestor. ¿Quién es el gestor de espacio? Es la persona que corre con todas las preocupaciones (gastos de alquiler, de luz, de agua, de internet, incidencias…), conecta, crea oportunidades entre los miembros y trabaja a tiempo completo para que los miembros se conozcan mejor, tengan confianza y se generen dinámicas de colaboración de las que surgirán oportunidades y redes de contactos.

Tipos de oficinas

Se ofrecen tres modalidades de espacios compartidos:

1. Puesto flexible: son la opción más económica, solo es necesario llevar un ordenador portátil y elegir un lugar libre en el área común de coworking habilitada. Además, está permitido acceder al resto de instalaciones durante la jornada laboral.
2. Puesto fijo: en este caso si se puede reservar el espacio, con lo cual solo el profesional podrá utilizar ese escritorio. Por ello, aun estando en un espacio compartido, el coworker puede personalizar el espacio de trabajo según sus necesidades e incluso guardar sus cosas. Al gozar de estos privilegios, el coste es superior al escritorio flexible.
3. Oficina privada o despacho: son secciones privadas dentro del edificio, que ofrecen mayor formalidad y privacidad. Estas oficinas están restringidas al resto de miembros y solo puede accederse a ellas mediante llave o identificación. Esta modalidad comparte zonas comunes y equipamiento con el resto del coworking (comedor, cocina, impresoras, internet…). Su coste es muy superior al resto de modalidades.

Los orígenes

El antecedente más claro de los coworkings data de 1995, cuando C-Base, nacida en Berlín, creó una asociación en la que los trabajadores tenían una mentalidad parecida, interesándose por la tecnología, los ordenadores y por trabajar en un mismo lugar. En 1999, Bernie DeKoven, diseñador de videojuegos americano utilizó la palabra coworking, aplicando por primera vez el trabajo colaborativo a través de ordenadores. En 2002, nació el primer espacio europeo de trabajo compartido, Schraudenfabrik. La idea fue de dos emprendedores austriacos y sus socios que decidieron dejar de trabajar desde casa para abrir su propia comunidad.

Fue en 2005, cuando se inauguró oficialmente en San Francisco el primer espacio de coworking. El culpable fue el programador, Brad Neuberg, que materializó las ideas de DeKoven y además combinó los mejores aspectos de trabajar para uno mismo, libertad e independencia y los mejores aspectos de trabajar para una empresa, estructura y comunidad. Así nació el concepto de coworking que conocemos hoy. Todo ocurrió en las oficinas The Spiral Muse, donde Neuberg alquilaba ocho mesas dos días a la semana, con wifi y almuerzos compartidos. Un año después, el espacio cerró para dar paso a Hat Factory, que con el paso del tiempo pasaría a llamarse Citizen Space.

A comienzos de 2007, el término se convirtió en tendencia en la base de datos de Google y empezó a formar parte de las grandes capitales mundiales. Actualmente hay más de 19.000 espacios de coworking en el mundo y España se encuentra en cuarto lugar del ranking después de EEUU, la India e Inglaterra.

Ventajas del coworking vs oficina

Según Vortex Coworking, existen 10 ventajas del coworking frente a una oficina tradicional:

1. Inversión inicial cero

Una oficina tradicional requiere una inversión económica inicial: reformas, instalaciones, mobiliario, equipos… Pero no solo económica, también de tiempo. Si decides abrir tu oficina en un coworking, solo deberás preocuparte de pagar la tarifa mensual que hayas elegido.

2. Mejor control de los costes

No tendrás que preocuparte de ningún coste adicional: luz, incidencias, agua, internet…, ya que el gestor de espacio se encarga de todo.

3. Flexibilidad en la duración del contrato

En un contrato de alquiler con propietario, por norma general existe una duración determinada, sin posible flexibilidad, mientras que en el coworking esto no ocurre.

4. Flexibilidad en la superficie

Los espacios de coworking ofrecen la posibilidad de aumentar o reducir, los espacios de trabajo en función de lo que necesite el coworker (contratar más salas privadas, aumentar puestos de trabajo…)

5. Ubicación

Los espacios de coworking suelen estar ubicados en las zonas más estratégicas de las ciudades (Madrid, Barcelona, Londres, París, Nueva York…).

6. Sinergias profesionales

En una oficina tradicional siempre te rodeas de tus compañeros, mientras que en un coworking siempre habrá caras nuevas de tu mismo sector o de otros diferentes con los que llevar a cabo nuevos proyectos.

7. Comunidad

Se considera el mayor valor añadido del coworking, el pertenecer a una comunidad, donde te relacionas con perfiles nuevos cada día, los cuales pueden aportar nuevas ideas y con los cuales puedes compartir inquietudes.

8. Servicios

Incluyen desde salas de reuniones, espacios para eventos y charlas, lugares silenciosos, cocina/cafetería, servicio de recepción…

9. Olvídate de tareas administrativas

De todo el trabajo administrativo y burocrático se encarga el coworking, con lo cual dedicarás todo tu tiempo a tu propio negocio.

10. Flexibilidad en la localización

Si necesitas expandir tu negocio o abrir en otra ciudad o país, muchos coworking tienen cadenas de espacios en zonas estratégicas de distintos lugares del mundo donde puedes explotar tu negocio.

Coworking España

El crecimiento exponencial del ecosistema coworking en España es un hecho. Según asegura el fundador de Coworking Space Conference, Manu Zea, la cifra de espacio que se destina hoy, supera ocho veces a la que se destinaba a ese mismo segmento en 2012. Esto provocó que en 2019 los espacios colaborativos superaran los 800.000 metros cuadrados de espacio gracias a la entrada de grandes operadores en el negocio.

Actualmente cerca de 1.000 espacios registrados como coworking (según datos de Coworking Resources), de los que el 60% tiene unas dimensiones inferiores a 200 metros cuadrados y el 3%, donde se encuentran grandes operadores como Spaces, WeWork o Utopicus (los cuales controlan el 30% del mercado) son espacios de más de 1.000 metros cuadrados.

En lo que confiere al impacto económico, el sector tiene un volumen de negocio que se mueve en torno a los 150 millones de euros anuales, donde se incluyen 82 millones de euros al año de ingresos que genera el alquiler de puestos de trabajo (el 3% de los grandes espacios se lleva alrededor de 24 millones) y el resto de servicios como alquiler de despachos o salas de reuniones.

Principales coworkings internacionales

Los principales activos del sector tanto nacionales como internacionales son:

• Spaces: cuenta con más de 428 ubicaciones por todo el mundo, destacando los 14 espacios de coworking españoles de Barcelona (3), Bilbao (1), Gijón (1), Madrid (8) y Sevilla (1). Sus precios en España oscilan entre los 188 euros (por suscripción de coworking) hasta los 230 euros (por despacho de oficina), aunque dependiendo de la zona los precios máximos por despacho pueden llegar a los 480 euros. Los miembros podrán disfrutar de alquileres a medida con escritorios de diseño, mesas, sofás, conexión wifi, áreas de reunión informales y acceso a todos los clubes empresariales de Spaces a nivel internacional en horario de oficina.
• WeWork: es considerado el caballo de troya del sector al contar con 814 ubicaciones en 120 ciudades de todo el mundo. En España opera en dos ciudades con un total de 12 edificios en Madrid (6) y Barcelona (6). Entre sus clientes destaca: Puma, KPMG y Microsoft. Ofrece las siguientes posibilidades:

• Utopicus: cuenta con 10 centros flexibles con 22.000 metros cuadrados de espacio en Madrid y Barcelona. Destaca por tener tres tipos de tarifas:
• Coworking Fix: su precio ronda los 300 euros/mes e incluye: una zona fija en un espacio compartido, acceso a salas de reuniones, acceso 24/7 y flexibilidad total.
• El Coworking Flex: desde 175 euros/mes incluyendo: espacio de trabajo en una zona compartida, sin límite de horas y acceso de lunes a viernes (9:00 a 19:00 h).
• Coworking & Club: desde 120 euros/mes, incluye: 80 horas al mes de lunes a viernes (9:00 a 19:00 h).

Otros destacados Coworkings en España

• Aticco: con 6 centros en Barcelona y 1 en Madrid, ofrece tres opciones de coworking: Fix (desde 349/persona), Flex (desde 199/persona) y coworking para equipos grandes.
• OneCoWork: ofrece 3 espacios en pleno centro de Barcelona, con las siguientes posibilidades: Private Office (360 euros/mes), Flexible Desk (195 euros/mes), Dedicated Desk (295 euros/mes), Weekly Pass (80 euros/semana), OneMember (70 euros/mes) y Daily Pass (25 euros/mes).
• Loom: cuenta con 6 espacios en Madrid y 2 en Barcelona.
• Urban Campus: cuenta con 2 espacios de coworking en Madrid que rondan los 250 euros/mes.

Puedes ver también los Hubs de emprendimiento en los que puedes trabajar o los viveros de empresas de financiación pública.

Coworking mundial

Según el análisis de Coworking Resources, los países con mayor número de espacios coworking son Estados Unidos, la India, Inglaterra y en cuarto lugar España, que se sitúa por delante de grandes potencias como Alemania o China.

Top 20 coworkings por país 2020

Coworking Space Conference, CWSC

CWSC, se considera el mayor encuentro nacional de operadores de espacios colaborativos y durante el confinamiento (derivado de la pandemia del Covid-19) se encargó de realizar mesas redondas en vivo analizando cómo se verá afectada la industria del coworking tras el Covid-19.

Entre los ponentes destacan rostros señalados como: Rafa de Ramón, de Utopicus; Paula Almansa, de Loom o Cristina Trilles, de Vortex Coworking, entre otros.

Sarai Vidal, agosto de 2020